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整合管理体系,你准备好了吗?

日期: 2018-07-02
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发布日期: 2018-07-02
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2018年3月12日,ISO 45001:2018正式发布。标志着被广大组织所普遍采用的ISO 9001:2015质量管理体系、ISO 14001:2015环境管理体系及ISO 45001:2018职业健康安全管理体系三大标准都完成了以ISO高级结构(HLS)为基础的修订和发布。整合管理体系(IMS)已成为继ISO标准转版之后,组织最大关注焦点!



01

背 景



近年来,随着国际标准化组织(ISO)发布越来越多的管理体系国际标准,很多企业根据自身可持续发展的需要,也纷纷按照多个ISO管理体系国际标准建立和实施多个管理体系。然而,一些企业在建立和实施多个管理体系实际过程中,遇到了诸多各种各样挑战和问题,这些挑战和问题不但影响了管理体系的有效性和效率,而且带来了企业治理和业务管理上的诸多混乱。在这种情况下,建立和实施有效的整合管理体系就成为了大多数企业的管理体系向前发展的必然趋势。为此,ISO于2012年发布了适用于所有管理体系标准的高级结构(HLS),这一高级结构统一了管理体系标准的框架、结构、通用内容及相关要求,为企业建立和实施整合管理体系奠定了良好基础。



02

实施整合管理体系的收益



从长远来讲,整合管理体系可以通过消除多个管理体系并存所带来的重复负担而提高组织的运作效率。国际标准化组织(ISO)于2012年发布了关于管理体系标准的高级结构,使得广大组织有可能在不增加一个成文信息相互交叉参考矩阵的情况下,对管理体系的主要要求和过程进行有机整合。



03

基于过程方法



采用业务过程方法对各管理体系进行整合,构建“一个业务平台,一个综合管理体系”。通过构建业务平台,明确流程、职责、制度三个管理要素的功能定位,明晰职责界面和管理任务,实现业务完整覆盖。通过构建综合管理体系,融合质量、EHS、能源、信息安全等管理要求,实现整合管理体系真正落地。整合管理体系应充分体现战略规划、过程为本、标准整合、制度落地、风险嵌入,以达到组织自身长期可持续发展的经营战略目标。

04

组织环境


明确组织环境,涉及确定组织与其目的、战略方向及其实现整合管理体系预期结果的能力相关的外部环境和内部环境。这就使所有相关信息都应当得到监视和评审,以及正面和负面因素或条件都应当得到考虑为什么如此重要的原因所在。在一个大型组织中,组织相关的外部环境和内部环境可以通过战略策划过程来确定,而在中小型组织中,组织相关的外部环境和内部环境则可以通过定期整合管理评审会议来确定。


在这种管理评审会议期间,一个组织可以识别新的相关方,并评估这些新的相关方与现有相关方的关联性,以及他们的需求和期望。一个实施整合管理体系的组织具有在一次管理评审会议上就可以研究所有相关方的所有相关问题、需求和期望的优势,而不是通过相互分离的各个独立管理体系反复重复着管理评审会议的相关内容,造成工作效率极其低下。



05

应对风险和机遇



企业可以通过正式和非正式形式对风险进行评估,以确定风险和机遇。一个企业可以正式召集跨职能团队会议,并邀请其他相关方(例如供应商或顾客)来确定能够影响其运作的相关因素。采用跨职能方法适用于人员数量较大且参与度较广泛,从而能更大范围地解决单一职能没有覆盖到的问题。在每周例会上所发现的问题常常具有重大意义,而这种会议却提出了一种即时应对问题的观念。


无论如何安排或深化风险评估,所采取的相关措施都应当与管理体系进行整合,而且其有效性应当得到评价。这些措施的例子包括实施新的控制方法、更新成文信息以及提供更多的培训。实施整合管理体系的企业可以将来自所有管理体系的代表召集起来参加正式评审会议,以及适用的非正式评审会议(例如每周例会),从而用以从所有参与人员的观点和看法中发现相应的风险和机遇。



06

成文信息



虽然现行管理体系标准已经没有关于质量、环境和职业健康安全管理手册的要求了,但是如果企业认为这种管理手册还具有一定程度的价值的话,那么还可以在其进行ISO 9001:2015及ISO 14001:2015转版时继续保持这种管理手册形式。而实施整合管理体系的企业则应当把来自不同管理体系的要求纳入到一个管理手册之中,以防止出现重复性。令人遗憾的是,一些企业只是简单地把不同的管理体系内容复制和粘贴到一个文件中,并认为这种做法就是整合。实际上,这种作法只是一种文件内容的合并,而不是整合。


为了获得最大好处,整合管理体系管理手册切实应当得到整合。大多数企业都是从所有管理体系的通用部分开始进行整合的,而管理文件、测量和试验设备、内部审核、不合格和纠正措施的业务过程就是显然要首先得到整合的方面。



07

内部审核



在没有实施整合管理体系之前,大多数企业通常分别进行质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系内部审核。对于质量管理体系内部审核,要求审核员应当理解业务和生产过程,而对于环境管理体系和职业健康安全管理体系内部审核,则要求审核员具备环境因素及其重大影响、健康安全风险、适用的法律法规要求方面的知识。针对这些要求,很难找到具备所有领域知识和技能的内部审核员。实施整合管理体系的企业,以如同文件整合的方式来应对这一挑战。这样,内部审核员采用业务过程方法来审核所有管理体系的通用部分内容,当在某一个区域需要特殊专业知识时,可以邀请一位专家加入到审核团队。


内部审核是一种非常重要的自我完善控制方法,至关重要的是切不可在实施整合管理体系中淡化这一内部审核过程。整合内部审核不应当由缺乏任何管理体系技能和知识的审核员来强行推动。在初始阶段,即使没有实施整合内部审核,也可以针对某一过程同时进行所有管理体系审核来实现内部审核的高效率。这种做法将减少需要质量管理体系、环境管理体系及职业健康安全管理体系的内部审核员在三个不同时间分别“轰炸”业务过程负责人,以分别向业务过程负责人询问相关内部审核问题。



08

管理评审



对于所有管理体系进行共有的管理评审,是一个企业为了整合其管理体系首先应当要做的工作之一。这种做法将极大地节省最高管理层人员的时间,并使最高管理层人员可以从这一共有管理评审中获得整合管理体系实施的总体情况。


随着企业整合管理体系的逐步成熟,整合管理体系的相关要求就可以整合输出结果的形式体现。这些整合输出结果将包括对所有管理体系都产生影响的通用事宜,例如资源、审核结果和纠正措施。关于通过管理评审所识别出的相关措施和机遇,也应当在制定相关计划和验证其有效性时,将所有管理体系都考虑进去。



09

管理体系整合的挑战与好处



在实施管理体系整合的初始阶段会出现这种情况,这就是负责单一管理体系的经理人员可能会对其下一步所拥有的职责和权限有顾虑,从而产生相关矛盾冲突。这些经理人员可能会不同意对一些过程进行整合或标准化。这些挑战可以通过减缓单一管理体系经理对于其个人职责和权限可能会消失的担忧而得到解决。对于一个多现场实施整合管理体系的企业来讲,可以显著节约成本,这无疑会有助于获得最高管理层的支持。另外,整合管理体系审核也会减少企业日常活动中经常出现的中断和失效问题,保持重点审核沟通并改进员工的意识。


综上所述,通过有效实施整合管理体系,企业可以理解所有业务过程负责人的行为如何对所有管理体系所产生的影响,以开放心态并从更大范围来考虑产品和服务的生命周期,使企业从有效实施整合管理体系中获得诸多实际好处。



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