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浅谈内审员的素质和审核技巧

日期: 2019-08-16
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      三大体系:ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系都要求了内部审核活动,这篇文章咱们就谈谈内审员的素质和审核技巧。

浅谈内审员的素质和审核技巧


内审员的职责:(ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理)

  • 遵守相应的审核要求;

  • 有效地策划和履行被赋予的职责;

  • 将观察结果形成文件;

  • 报告审核结果;

  • 验证纠正措施的有效性;

  • 配合并支持审核组长的工作。

审核组长的职责(ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理):

  • 全权负责审核所有阶段的工作;

  • 对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定;

  • 协助选择审核组的其他成员;

  • 制订审核计划;

  • 代表审核组同受审方的管理者接触;

  • 提交审核报告。

合格的内审员应具备的个人素质:

  • 思想开阔、成熟;

  • 具有很强的判断和分析能力;

  • 有较良好的背景和经历,坚韧、善于沟通;

  • 能客观地观察情况;

  • 全面地理解复杂的形势及各部门在整个组织中的作用。

合格内审员应具备的能力:

  • 具体工作能力

从事审核准备工作的能力;

从事现场审核的能力;

从事跟踪与监督的能力。

  • 基本能力

交流的能力;

合作的能力;

分析判断的能力;

独立工作的能力;

应变的能力;

善于学习的能力。

合格内审员应掌握的知识:

  • 法律、法规、规章等方面的知识;

  • 标准和指南;

  • 审核工作的一些国际惯例和习惯做法;

  • 专业知识。

合格内审员应具备的道德和修养:

  • 正直诚实

不弄虚作假;

不使用不当的手段去获取客观证据;

不屈服于压力而改变调查的结论;

不泄露受审核方的各种内情或机密。

  • 客观、正直

以客观事实为基础,严格按照有关法规、标准、质量文件作判断;

切忌先入为主,主观臆测;

既不能证据不足就开不合格报告,也不能非找出一个不合格才罢休。

  • 尊重对方,尊重别人

尊重受审方的制度和习惯,不要随便破坏。

  • 冷静的态度和坚毅的精神

1.审核中要保持镇静,不要因激动而丧失客观性。例:

审核员:为什么你的计时器没有校准?

被审核方:都这样做的吗?你会不会校准你的手表?

审核员:不要离题。我现在谈的是你的计时器。

被审核方:我认为不需要去校准。

审核员:这由不得你决定,是ISO 9001的要求。

被审核方:实际一点吧,校准费用比买一个新的还要贵。

审核员:那是你的事了。

2.审核中要有毅力,有信心。例:

审核员:校准规程中要求在校准后的千分尺上都要贴上校准标签,为什么这一把千分尺没贴上校准标签,而是被贴在盒子上?

被审核方:千分尺有不同的尺寸,所以不能在所有的千分尺上都贴上标签。

审核员:同意,但是这是相同牌子、型号和尺寸的千分尺, 这是为什么呢?

被审核方:那可能是一个问题,让我和我们质量工程师讨论解决的办法。

审核技巧(ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理):

(一)少讲、多看、多问、多听。应避免:就题咨询、裁判、重复阐述。

(二)选择正确的对象提问

  • 问题应向负责进行该项活动的部门或个人提出;

  • 不要向无关部门或人员提问,如:问销售部门如何进行供方评定;向设计部门问如何决定检验时使用的统计技术。

(三)正确地提出问题

  • 明确,直接针对要了解的问题提问;

  • 不要像在外交谈判中那样旁敲侧击;

  • 不要提出外行的或错误的问题,如:向采购部门问:合同如何评审的?向检验部门问:成品来不及检验而紧急放行时,应如何作好标记和记录?

(四)封闭式问题和开启式问题相结合

  • 封闭式提问

可用是、否、有、无来回答;

可得出明确无误的答案,但信息量较少。

  • 开启式提问

  1. 主题式问题:主题明确,开门见山。

    “ 请谈谈软件的有效性,你们是如何做的?”

  2. 扩展式提问:在会话基础上逐渐进入较高层次的交流。

    “那么,对你来说,了解这类程序的重要性有什么作用呢?”

  3. 征求意见式提问。

  4. 设想式提问,如:

    “电源切断了怎么办?”

    “ 计算结果不满足这个公式,你将如何处理?”

(五)提问和索要相接合

涉及文件及实际情况,索要文件或观察现场。注意 :避免埋头细读一大堆文件,而中断调查。

(六)联想和追溯

从采购验证记录中出现的许多不合格联想到供方的评定有无问题,到有关部门追溯评定记录。

从顾客抱怨产品外表受损联想到成品检验、包装、交付过程有关问题,而追溯这些过程的情况和记录。

(七)创造一个良好的审核气氛

审核员应平等,和气待人;

注意听人讲话,认真记笔记;

不时地用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣;

请对方出示文件应征得对方同意;

发现了不合格要对方领导签字时,要耐心说明理由;

即使对方态度粗暴,也不要与之争吵。


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