卡狄亚标准认证有限公司上海分公司
新闻资讯 About us
News 新闻资讯

麦肯锡时间管理工具大全<<质量人必备>>

日期: 2017-05-04
浏览次数: 22

摘要: 最近时间不够用,工作太多完不成......很多人都曾有过这种感受,认证君也曾有。正好,近日认证君读到了一篇文章,关于时间管理,觉得很受用,在此推荐给各位质量人。当我们感叹时间都去哪儿了的时候,拿出来看看。

麦肯锡时间管理工具大全<<质量人必备>>

 

请先自测

 

用最简单的办法测试你是否能掌握时间,如下问题只需回答“Yes”Or“No”。

1.你通常工作很长时间吗?

2.你通常把工作带回家吗?

3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?

4.如果你没有完成你所希望做的工作,你是否有负罪感?

5.即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?

6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?

7.你时常在做重要工作时被打断吗?

8.你在办公室用餐吗?

9.在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?

10.你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它们?

11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?

12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?

13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感?

14.你常无暇阅读与工作有关的书籍?

15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事?

16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?

答案

12-16个“yes”:救命!你在时间管理上需改进!

8-12个“yes”:当心!你需要重新审视你的时间行动指南

4-8个“yes”:可以!方向正确,但需要提高冲劲!

0-4个“yes”:恭喜!请坚持并保留你的方法

来自麦肯锡的7条建议
简单,但不容易做到

1)个个击破,不要同时处理多项任务,实验表明同时处理多项任务反而需要多花30%的时间,失误率则增加1倍。

2)不断接触新信息反而会抑制创造性。

3)自制:集中精力、过滤信息、适当休息。

4)找到你的“独处时间”。

5)不回复抄送邮件。

6)打电话胜过邮件。

7)放弃凡事都须事必躬亲的幻想。

 

麦肯锡30秒电梯理论
凡事请归纳在3条以内

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”

由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。

从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。

麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。 

 

时间管理法则10条
麦肯锡真相

1)分清事情的轻重缓急。不是说很急的事情我们就一定马上去做,我们要抓住最重要的事情。这样,我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁,最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点,我们首先应该把它做到位。

2)尽力将琐事集中起来。根据著名的80/20法则,许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数(约80%)但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数(20%)但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则,它也叫帕累托原则。

3)注重效果。有些人做事的效率的确很高,但到要做完时却发现搞错了方向,导致做了许多无用功。我们一定要以目标为导向,注重实际效果,同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果。

4)高效行动。高效率的行动是节约时间的有利武器,做事如果拖拖拉拉,一天给你26个小时你一样会嫌少。现代社会的工作节奏越来越快,高效率做事已经成为成功人士的象征之一。

5)灵活、机动,能控制突发事件。突发事件的发生,谁也不能避免,但如果你没有做好准备和对策,它可能要耗费你大量的时间。因此灵活、机动的做事也就显得很重要了,当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究,以便能更好地控制它。

6)不要盲目乐观,对小事也要有足够的重视。有些人总认为自己能力很出众,完成一个任务是很轻松的事情,但结果却恰恰相反,花了大量时间还没有做好。对时间的预算,我们当然不能一丝不差,但也不能相差太远,要是这样,你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事,事情往往都是说起容易做起难的,要对即将处理的问题有充分的认识。

7)要有果断决策的能力。很多人之所以比别人落后,原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决!时机是不等人的,要是你没有及时做出决定及时抓住时机,过了这个村就没有这个店,事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力。 

8)做事之前要充分、精心准备。麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的,但他们总是能取得令人满意的成绩,这和他们事前的精心准备是分不开的。正所谓:“知己知彼,百战不殆”,我们有了充分的准备,就能把要做之事的相关信息了解透彻,当然行动起来就会快捷得多。

9)善于团队合作。没有完美的个人,只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷,能使我们更快、更好地完成手中的任务。

10)善于授权。当你处在一定的领导位置的时候,你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为,那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了,相关的担子也就放下去了,这样你才能挑得起、走得动,否则你只会被压垮,既浪费时间还不能把事情作好。

 

使用过程中的小贴士
细节定成败!!

首要原则请做正确的事情

“正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说,效率重视的是做一件工作的最好方法,效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是,每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”。

 

开始时请怀有最终目标

 意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里,从一开始时你就知道自己现在在哪里。清楚为了达到这样的目的,哪些事是必须的,哪些事往往看起来必不可少,其实是无足轻重的,保证你迈出的每一步都是方向正确的。要求我们在工作中,时刻检查自己做得事情是否偏离了最终目标,是否为最终目标做出有意义贡献。千万不要忙忙碌碌、最后却发现自己是背道而驰。这样会让我们逐渐形成一种良好的工作方法,养成一种理性的判断规则和工作习惯,会呈现出与众不同的眼界。

 

谁更重要请编排行事优先次序

 我们总是不能静下心来去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人们的惯常地习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,愈不重要,它们愈应延后处理。简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

 

事情的四个层次

麦肯锡时间管理工具大全<<质量人必备>> To Do每天制作一个图表

 每天总是忙碌而凌乱,有时候累得晕头转向,却又常常将一些重要的事遗忘?从现在开始,每天都制作一个图表吧!


学会从废纸篓开始

减少文件堆积的最有效工具之一,是个大废纸篓。从废纸篓中的文件多寡,可大致判断一个人利用时间的情形。另外,保存太多的记录是一种心理不安的症候。如果你真正需要某一份资料,你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到;或者你打一个电话就可以解决问题;或者没有这项资料也过得去。1)立即处理2)阅读并保存3)阅读后丢弃4)文件档案

 我们并不是说翔实的档案就毫无用处,但问题是它们是不是那样有用,是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。

 

杂乱无章是一种坏习惯

工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。 

 

办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。

(1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央

(2)不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作

(3)一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐。

 

不要妄想把整个海洋煮沸

记住:你不可能将整个海洋煮沸!个人的知识和能力是有限的,依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择,不要担心功劳被别人抢走。

请你:先摘好摘的果子

通俗地说,就是先从最容易、最有把握的地方做起。

 

我们在摘取了一定数量的好果子之后,心里自然会建立起一种信心,我一定能把目标实现,进而在以后的旅途中,能够抗得起命运的重担。这同时也是一个循序渐进的过程,我们这样由易到难地做事,自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉,所以在困难越来越大时,我们能够沉着应付。

 

重要的少数与琐碎的多数

这个原理是19世纪末20世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托提出的。它的大意是:在任何特定群体中,重要的因素通常只占少数,而不重要的因素则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。

 

这个原理经过多年的演化,已变成当今管理学界所熟知的“80/20原理”——即80%的价值是来自20%的因素,其余的20%的价值则来自80%的因素。

 

“80/20原理”对工作的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。

 

最后一次尽量解决一件事

许多人在工作中把自己搞得疲累不堪,而且效率低下,很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法:“一次只能解决一件事。”他们总试图让自己具有高效率,而结果却往往适得其反。

 

  • 相关推荐 / News More
  • 点击次数: 1
    2019 - 08 - 20
    ISO 45001预计2018年3月正式发布。对于新标准,您可能还抱有很多疑问,本文将就您关心的ISO 45001话题进行初步梳理。 ISO 45001是一个定义职业健康安全管理体系要求的国际标准,旨在取代OHSAS 18001等其他同类型的管理体系,致力于使组织实现预防伤害和疾病、提升职业健康安全绩效。  一.ISO 45001适用于哪些组织?  所有组织。  无论您的组织是高风险的大企业、低风险的小公司、非盈利性组织、慈善机构、学术科研机构、或者政府机关部门,只要您的组织有人员为其工作、或者因其活动而受到影响,那么您就可以采用系统的方法来管理人员的职业健康和安全。  二.应用ISO 45001对您有哪些益处?  ISO 45001可以帮助组织改善职业健康安全绩效,并确保为员工提供安全的作业场所。如:  提高符合法律法规的能力  降低事故事件的总成本  减少停机时间和生产中断的成本  降低保险费用  减少误工和员工离职率  到国际职业健康安全管理水准的认可  三.如何应用ISO 45001?  ISO 45001可以通过如下方式来加以应用:  制定和实施职业健康安全方针和目标  通过理解组织所处的环境、需要应对的风险和机遇,来建立系统的管理过程  进行危险源辨识、风险评价,并确定必要的控制措施  提升人员的职业健康安全意识和能力  评价职业健康安全绩效,寻找改善的机会并加以实施  确保工人在职业健康安全事务中发挥积极作用  四.ISO 45001和其他标准的关系?  ISO 45001和其他ISO管理体系标准,如ISO 9001:2015(体系)和ISO 14001:2015(环境管理体系)一样采用了高阶结构。在制定标准的时候,对其他国际标准的内容给予了考虑,如OHSAS 18001、国际劳工组织的职业安全健康指南、国家标准、国际劳工标准和公约。  正是因为提前考虑了和其...
  • 点击次数: 3
    2019 - 08 - 20
    ISO14001环境管理体系认证,是指依据ISO14001标准由第三方认证机构实施的合格评定活动。ISO14001是由国际标准化组织发布的一份标准,是ISO14000族标准中的一份标准,该标准于1996年进行首次发布,2004年分别由ISO国际标准化组织对该标准进行了修订,目前最新版本为ISO14001-2015。基本信息中文名称iso14001环境管理体系认证性质合格评定活动 发布国际标准化组织修订2004认证简介ISO14001认证适用于任何组织,包括企业,事业及相关政府单位,通过认证后可证明该组织在环境管理方面达到了国际水平,能够确保对企业各过程、产品及活动中的各类污染物控制达到相关要求,有助于企业树立良好的社会形象。 国内实施ISO14001的认证机构比较多,由国家认监委确定,咨询机构由各工商局确定,以信能咨询做的比较好。详细介绍环境管理体系运行模式环境管理体系围绕环境方针的要求展开环境管理、管理的内容包括制定环境方针、实施并实现环境方针所要求的相关内容、对环境方针的实施情况与实现程度进行评审、并予以保持等。环境管理所涉及的管理要素包括组织结构、计划活动、职责、惯例、程序、过程和资源等,这些管理要素与企业生产管理、人事管理、财务管理是类似,没有本质区别,ISO 14001标准将它们系统化、结构化,提出环境管理模式。这一环境管理体系模式遵循了传统的PDCA管理模式:规划(PLAN)、实施(DO)、检查(CHECK)和改进(ACTION),即规划出管理活动要达到的目的和遵循的原则;在实施阶段实现目标并在实施过程中体现以上工作原则;检查和发现问题,及时采取纠正措施,以保证实施与实现过程不会偏离原有目标与原则,实现过程与结果的改进提高。流程第一阶段,建立并实施ISO14001环境管理体系阶段这一阶段,组织应建立并实施ISO14001环境管理体系,从形式上符合ISO...
  • 点击次数: 19
    2019 - 08 - 16
    三大体系:ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系都要求了内部审核活动,这篇文章咱们就谈谈内审员的素质和审核技巧。内审员的职责:(ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理)遵守相应的审核要求;有效地策划和履行被赋予的职责;将观察结果形成文件;报告审核结果;验证纠正措施的有效性;配合并支持审核组长的工作。审核组长的职责(ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理):全权负责审核所有阶段的工作;对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定;协助选择审核组的其他成员;制订审核计划;代表审核组同受审方的管理者接触;提交审核报告。合格的内审员应具备的个人素质:思想开阔、成熟;具有很强的判断和分析能力;有较良好的背景和经历,坚韧、善于沟通;能客观地观察情况;全面地理解复杂的形势及各部门在整个组织中的作用。合格内审员应具备的能力:具体工作能力从事审核准备工作的能力;从事现场审核的能力;从事跟踪与监督的能力。基本能力交流的能力;合作的能力;分析判断的能力;独立工作的能力;应变的能力;善于学习的能力。合格内审员应掌握的知识:法律、法规、规章等方面的知识;标准和指南;审核工作的一些国际惯例和习惯做法;专业知识。合格内审员应具备的道德和修养:正直诚实不弄虚作假;不使用不当的手段去获取客观证据;不屈服于压力而改变调查的结论;不泄露受审核方的各种内情或机密。客观、正直以客观事实为基础,严格按照有关法规、标准、质量文件作判断;切忌先入为主,主观臆测;既不能证据不足就开不合格报告,也不能非找出一个不合格才罢休。尊重对方,尊重别人尊重受审方的制度和习惯,不要随便破坏。冷静的态度和坚毅的精神1.审核中要保持镇静,不要因激动而丧失客观性。例:审核员:为...
  • 点击次数: 21
    2019 - 08 - 15
    目前,很多企业对ISO 9001质量管理体系的了解比过去更深入,管理也越来越规范。内部审核是检验质量管理体系运行绩效的有效方法,是推动持续改进的动力,因此,内审员的审核质量就显得尤其重要。如何进行内部审核也是很多管理者关心的问题,一个完整的ISO9001质量管理体系内部审核(内审)应包括哪些步骤呢?本文将就内部审核的方法与技巧与各位质量人分享,内容仅供参考。一、内部审核的策划与准备1.编制年度审核计划每年年初,质量负责人组织编制年度审核计划,审核方式分为管理体系全过程审核及管理体系要素审核,管理体系全过程审核每年至少安排一次,制定的年度计划应覆盖管理体系涉及全要素和所有部门。当出现以下特殊情况时应增加审核频次:a. 管理体系有重大变更或机构和职能发生重大变更时;b.内部监督员发现某质量要素存在严重不符合项;c.出现质量事故,或客户对某一环节连续申诉、投诉;d.认证认可机构安排现场评审或监督评审前;年度审核计划经审批后,组织实施。2.审核前准备①成立内审组:质量负责人依据管理体系审核年度计划的审核内容和审核对象组建内审组,内审组成员应经培训考核合格,取得内审员资格证书,且内审员与被审核部门无直接责任关系。质量负责人召开内审组组员会议,任命内审组组长和宣读内审员守则,并依据内审年度计划提出本次评审目的、范围内容和要求。②内审实施计划的制定:内审组长制定内审实施计划,要依据本机构的职能分配表编制各受审核部门的审查内容,由质量负责人审批后实施。实施计划应在正式审核前一周由内审组长发至各有关部门和人员。③审核组预备会:内审实施计划经质量负责人批准后,审核组长召开审核组预备会议,研究有关体系文件并应决定是否需要补充文件,明确分工和要求,确保每位内审员都清楚了解审核任务,全部完成审核前的准备工作。④编制检查表:审核前,内审员应根据分工编制检查表,内审检查表编制的好坏直接影响内审实施的质量...
  • 点击次数: 19
    2019 - 08 - 14
    ISO 45001的主要内容包括6个大的部分,强调解决决策力和执行力的问题。基于标准编制的通常体例,ISO 45001包括6个大的部分,分别是:前言、介绍、标准正文、附录(使用指南)、参考文献和索引目录;正文部分设置了10个章节,包括:范围、规范引用文件、术语和定义、单位现状(组织所处的环境)、领导力和员工参与、策划、保障(支持)、运行、绩效评估和改进等。介绍部分概述了标准制定的背景、实施职业健康安全管理体系的目的意义及取得成效的影响因素、P—D—C—A(计划—实施—检查—改进)循环及标准体例与主要内容。范围规定了该标准的适用范围,强调任何有改进职业健康安全管理意愿的单位(组织),可通过该标准进行整合、改进,全部或部分地用于单位(组织)系统改进职业健康安全管理工作。单位现状(组织所处的环境)包括2个部分,是一个单位(组织)建立职业健康安全管理体系的基础,目的在于掌握单位(组织)的现状、存在的问题及职业健康安全管理的需求,是实现科学策划的前提。领导力和员工参与主要是强调解决决策力和执行力的问题。具体而言,就是对单位(组织)的职业健康安全管理工作进行科学策划之后,要重点关注能否执行及其效果,其中两个关键的主体是领导和员工。最高管理者的认识、领导力、完善的责任体系及员工积极参与的机制等,都是影响实施效果的重要因素。策划、运行、绩效评估、改进是职业健康安全管理体系建设模式的鲜明特征部分。与既往版本体系要求大同小异,规定了P—D—C—A不同阶段的实施要求,核心在于形成P—D—C—A良性循环模式,不断降低单位(组织)存在的职业健康安全风险,实现职业健康安全管理工作的持续改进。保障(支持)是实施职业健康安全管理体系的支持保障部分,包括资源体系、相关主体的能力和意识、信息交流和沟通、文件信息(档案文件),这些都是影响职业健康安全管理体系运行效能的重要因素。ISO 45001的应用建议应坚持...
  • 点击次数: 22
    2019 - 08 - 13
    三体系认证是指ISO9001认证、ISO14001认证、ISO45001认证。 ISO9001是国际标准化组织(ISO)制定的质量管理体系标准。ISO14001是国际标准化组织(ISO)制定的环境管理体系标准,是目前世界上最全面和最系统的环境管理国际化标准,适用于任何类型与规模的组织。ISO45001是国际标准化组织(ISO)制定的职业健康与安全管理体系标准。ISO9001认证ISO9001:2015是国际标准化组织(ISO)制定的质量管理体系标准。该标准吸收国际上先进的质量管理理念,采用PDCA循环的质量哲学思想,对于产品和服务的供需双方具有很强的实践性和指导性。标准适用于各行各业,全球已有几十万家企业、政府、服务组织及其它各类机构导入ISO9000并获得第三方认证。通过ISO9000认证,已成为组织进入市场和赢得顾客信任的基本条件。ISO14001认证ISO14001:2015是国际标准化组织(ISO)制定的环境管理体系标准,是目前世界上最全面和最系统的环境管理国际化标准,适用于任何类型与规模的组织。企业实施ISO14001标准可达到节能降耗,优化成本,改善企业形象,提高竞争力的目的。获得ISO14000认证已经成为打破国际绿色壁垒、进入欧美市场的准入证,并逐渐成为组织进行生产、经营活动及贸易往来的必备条件之一。OHSAS18001认证包括OHSAS18001是国际标准化组织(ISO)制定的职业健康与安全管理体系标准,为企业提供科学有效的职业健康安全管理体系规范和指南,提高职业健康安全管理水平,形成自我监督、自我发现和自我完善的机制,从而提高劳动者身心健康和安全卫生技能,大幅减少成本投入和提高工作效率,在社会树立良好的品质、信誉和形象。企业通过ISO9000认证的好处(1)强调以顾客为中心的理念,明确公司通过各种手段去获取和理解顾客的要求,确定顾客要求,通过体系中各个过...
  • 公正
    价格透明
    收费合理                    
  • 高效
    管理先进
    流程简捷                        
  • 专业
    致力专业
    服务全球                          
  • 诚信
    诚信为本
    服务万家
手机官网
微信官网
Copyright ©2005 - 2013 卡狄亚标准认证有限公司上海分公司
地址:上海市虹口区溧阳路1111号16楼E室  电话:021-56961071
犀牛云提供云计算服务
X
3

SKYPE 设置

4

阿里旺旺设置

5

电话号码管理

  • 021-56961001
6

扫一扫关注

展开