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这有一份现场审核准备清单,请查收!

日期: 2017-05-16
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这有一份现场审核准备清单,请查收!


这有一份现场审核准备清单,请查收!

 

审核是一项通过审核员系统发现审核线索,经过独立地判断形成发现问题,最终为客户提供有价值的审核结论的服务过程。如何实施有效审核,笔者从职业道德建设和审核准备工作两个方面,谈一下自己的拙见,如有不对之处,请各位老师斧正。

 

职业道德不放松


作为一名审核员,应具备恪尽职守、独立客观、公正表达、职业胜任、合理谨慎、保守秘密、廉洁奉公的基本审核职业道德。

具体如下

恪尽职守就是审核人员应当遵循认证基本规范和认证规则从事认证审核活动,敬业高效,严谨细致,认真履行审核职责,保证审核工作质量。

独立客观就是审核人员应当以适当、充分的审核证据支持审核结论,实事求是地形出审核评价和处理审核发现的问题。对于可能损害审核独立性的情形,审核员应主动回避。例如:审核员在制订客户的抽样方案时,不应简单抽取2-3个样本,应更多从样本总体数量、分布情况和各个样本的差异性和代表性等因素考虑抽样数量。同时,审核员即不偏听偏信客户的一面之词,又不草木皆兵,扩大抽样范围或数量。

公正表述就是审核人员应当坚持原则,不屈从于外部压力;不歪曲事实,不隐瞒发现的问题;廉洁自律,不谋取私利;维护公共利益。

职业胜任就是审核人员应当具备与其从事审核业务相适应的专业知识、职业能力和工作经验。如:审核员应可以判断产品设计、生产、安装和服务开发的过程活动的充分性;关键活动控制的有效性;适用的法律、法规、技术标准及其他要求的符合性以及与客户环境的适宜性。

合理谨慎就是审核人员执行审核业务时,除了应当合理运用职业判断,保持职业谨慎,对可能存在的重要问题(如:过程策划、各部门之间的协调、措施结果)保持警觉,并审慎评价所获取审核证据的适当性和充分性,得出恰当的审核结论。

保守秘密就是审核人员应当保守其在执行审核业务中知悉的国家秘密、商业秘密;对于执行审核业务取得的资料、形成的审核记录和掌握的相关情况,未经批准不得对外提供和披露,不得用于与审核工作无关的目的。

廉洁自律:审核员不得利用自己的身份、地位和所掌握的受审核方的资料和情况为自己和其他人员谋取私利,不得向受审核方索贿受贿,不得以任何方式接受礼品和其他好处,也不得向受审核方提出超越工作正常需要之外的个人要求,审核员注重自己的仪容仪表、举止谈吐,坚持文明审核,保持良好的职业形象。

 

审核准备要充足


审核准备工作可分为审核组长准备和审核能力的准备两个部分。


一、 审核组长准备


审核组长对受审核方的体系文件进行文件审查,必要时,与客户代表联系,确认和澄清相关事宜。审核组长应在文件审查中获取以下信息,作为编制审核计划的输入信息:


1) 审核单位名称、地址与多场所分布及其经营范围(产品和服务种类)

2) 组织结构、职责范围、权限划分;

3) 适用的法律法规、技术规范及其执行证据情况;

4) 方针、目标的分解和执行情况;

5) 体系文件的策划情况;

6) 体系绩效评价情况;

7) 管理评审和内部审核及其执行情况;

8) 组织是否大量使用了信息技术或数据库系统等大型软件情况;

9) 组织的环境识别情况(经济环境、行业状况及其他外部因素)

10) 以往不符合项或观察项及整改情况;

11) 需要了解的其他情况。



审核组长在编制审核计划时,除了满足认可规范要求外,还应关注以下因素:


1) 根据文件审核结果,审核组长应与客户代表沟通文件审核的问题和审核关注点;

2) 根据文件审核结果,确定优先关注的重点场所、关键活动和审核时间分配;

3) 评估审核员的能力需求(专业代码、人员数量),拟定审核计划;

4) 客户适用的法律法规、客户投诉、公众关注程度较高的热点事件等。

 

二、 审核能力的准备


在现场审核实施前,通常会由认证机构安排专业审核员对非专业审核员进行一次专业培训活动,以帮助其了解客户的业务过程,提升其审核能力。


我们在培训策划时关注下列因素,以利于培训活动的实施:


1) 识别培训需求。


培训需求来源于审核,因此培训需求与审核任务紧密相关。培训需求应包括:如何达到审核目标?审核范围的如何界定?本次审核的内容和重点?审核工作中出现的问题(企业名称变更、扩大/缩小认证范围、企业人数增加、终止审核),如何处置?审核工作要求,如抽样与验证的规定、如何编写审核报告?


2) 培训对象不能仅限于非专业审核员。


专业审核员的专业能力是根据其以往的工作经历或审核经历,由机构评价并证实而获得的。一个专业代码通常会覆盖许多类别的产品种类、即使是相同产品,不同的企业也可能会使用不同的制造过程和工艺方法,同时一个专业审核员的工作内容很难会覆盖一个专业代码中的某个产品的设计、工艺、质量、生产等不同阶段;因此,专业审核员也需要提升专业审核能力。


3) 培训内容的更新。


在2015版质量管理体系标准中,审核员对于普通条款的审核,也是一个相当挑战。对于客户经营环境的复杂、多变和不确定性,我们能否识别和评审客户经营战略策划、制定和实施的有效性;组织的使命、企业文化、风险管理、知识结构、企业创新的合理性和适用性?我们在进行培训时,我们是否能够在认知、思维、语言和行动等方面,提出我们的有针对性的培训需求,希望提高或矫正。


4) 培训目的实现。


培训不能完全依赖来自外部组织的培训活动。兴趣是最好的老师。个人能力的提升,是一个长期、一系列地学习、消化、转化、训练过程,能力使用技巧、心得还是需要自己反复实践、揣摩来获得。把这些经验和知识,如果分门别类地保存,像一个储物柜一样,井然有序,方便存放;当需要的时候,你可以应用或分享;对自己的知识进行管理、实践、应用和分享,才能提升自己的价值。


5) 网络培训效率高。


信息技术的发展,极大地拓展了我们人类的沟通方式。我们不仅利用它用于客户的远程审核,还可以用于机构内部人员的网络培训。网络培训不仅节约了培训费用,而且网络培训不受场地、时间限制,可以让更多的人员参与进来,这些都是网络培训相对于传统培训活动所无法比拟的优势。


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