如何用审核思维，搞定跨部门扯皮？

质量人的痛，一半来自外审，一半来自内耗！
"生产抱怨采购物料不合格，采购甩锅质检标准模糊……"
"研发说“客户需求没写清楚”，销售说“技术方案不落地”……"
跨部门扯皮的根源，是“责任边界模糊+流程执行断层”。
但高手早已看透：审核思维就是破局神器！
本文教你用3步将“审核套路”转化为沟通武器，从背锅侠进阶为问题终结者！

一、为什么审核思维能治“扯皮病”？

审核思维的本质：用系统视角挖根因，用证据链打破罗生门！

• 初级质量人：纠结“谁对谁错”，沦为传话筒。

• 高阶质量人：通过“流程-文件-记录”三角验证，锁定问题真凶！

案例还原：
某次客户投诉产品尺寸超差：

• 生产部：“来料尺寸就不对！”

• 采购部：“图纸是研发给的，我们按单采购！”

• 研发部：“图纸明明标注了公差要求！”
  破局关键：

1. 查《采购技术协议》是否明确公差要求；

2. 查供应商来料检验记录是否签字放行；

3. 查生产首检报告是否执行测量。
   最终发现：采购协议未更新修订版图纸，但质检按旧版标准签字——流程断点才是元凶！

二、3步用审核思维终结扯皮

第一步：把“吵架”变成“审核访谈”

• 核心话术：

  •  “你们为什么不配合？”

  • “请问这个环节对应的流程文件是什么？能否提供执行记录？”

• 工具：《跨部门沟通证据清单》

  争议点	责任部门	应提供文件/记录	验证结果
  物料不合格	采购部	采购合同+来料检验报告	未签样
  生产未按工艺	生产部	作业指导书+首检记录	未培训

第二步：画“流程链路图”，暴露断点

• 方法：

  1. 列出争议环节上下游所有部门；

  2. 标注各环节输入输出文件（如市场需求书→设计任务书→BOM表）；

  3. 用红色标出断点（如设计变更未通知采购）。

• 示例：

  销售接单 → 研发设计（输出图纸）→ 采购下单 → 供应商生产 → 来料检验 → 生产加工   

  断点：采购合同未同步最新图纸版本  

第三步：输出“改进提案”，用数据说服领导

• 公式：问题描述 + 证据链 + 损失量化 + 解决方案

  • 示例：

    问题：因设计变更未传递采购，导致批次性物料报废（20万元）
    证据：修订版图纸（2024/3/1） vs 采购合同（仍引用2023/12版）
    提案：

  1. 在ERP系统中设置“技术文件变更自动触发采购合同复核”；

  2. 每月由质量部抽查10%变更单的闭环情况。

三、高阶技巧：让各部门主动求你帮忙

1. 给利益相关方“埋钩子”

• 对生产部：“用审核思维帮你们减少来料问题停机时间！”

• 对采购部：“梳理清晰的责任边界，避免替供应商背锅！”

2. 设计“免责金牌”工具

• 《跨部门协同确认单》：

  • 关键内容：任务内容、交接标准、双方签字、完成时间

  • 示例：研发部转交新产品BOM表时，需采购部签字确认“技术参数无异议”。

3. 借力管理层：开“流程优化听证会”

• 话术：

  “根据最近3次跨部门问题分析，我们建议优化XX流程，预计可减少重复沟通时长30%，您是否同意下周组织听证会？”

• 工具：《流程优化收益测算表》（附节省成本/时间数据）

四、真实案例：如何用1个月从背锅侠升职主管？

背景：某电子企业因标签错误频发，市场部投诉质量部“监管不力”。
审核思维破局：

1. 证据链排查：

   • 查文件：《标签管理规范》未明确市场部需提供最终版文案；

   • 查记录：市场部邮件回复“已确认”，但未签字归档。

2. 流程改造：

   • 新增《标签文案确认单》（需市场部签字后流转至文控中心）；

   • 在标签打印环节设置“双人复核”（质检+市场）。
     结果：标签错误率归零，质量部被高管点名表扬，主导人晋升主管！

五、避坑指南：跨部门沟通3大雷区

1. 急于站队：

   • 你是流程医生，不是裁判员！

2. 忽略隐性规则：

   • 表面是文件问题，实际是部门权力博弈（如谁掌握审批权）。

3. 只挖问题不给方案：

   • 提供A/B选项供决策（例：改流程 or 增监控点？），降低领导决策成本。