实习审核员撰写审核记录常见错误及改进建议（上）

审核记录是审核工作的核心产出，其质量直接反映了审核员的专业水平。作为一名CCAA注册实习审核员，第一次独立撰写审核记录会有些紧张，担心犯错误。这份常见错误清单旨在帮助您提前避坑，展现出专业和严谨的态度。

一、 内容与证据层面（最核心的问题）

1. 事实描述不清，缺乏可追溯性

   • 正确示例： “2023年10月26日上午10:15，在二楼成品包装车间（区域编号：PAK-02），现场悬挂的温湿度计显示温度为28.5℃，相对湿度70%。而《成品贮存管理规范》（文件编号：WI-QA-008）第4.2条规定‘包装车间温度应控制在16-26℃之间’。不符合标准条款：ISO 9001:2015 7.1.3c) 基础设施。”

   • 错误示例： “车间温度控制不符合要求。”

   • 问题所在： 过于模糊。哪个车间？什么时间？要求的标准是什么（如：应≤25℃，实际是多少？）？哪个设备显示？

   • 改进建议： 遵循“5W1H”原则，确保任何不合格项都能被还原。

2. 将“现象”当作“不符合”

   • 正确思路： 为什么没填写？→ 员工说不知道要每天填写 → 查《设备维护保养程序》→ 程序文件里确实未明确规定日常点检的频率和填写要求 → 不符合条款：ISO 9001:2015 8.5.1a) 生产和服务提供的控制 - 可获得形成文件的信息，以规定所实施的活动。 （这时，未填写的记录卡只是你发现这个问题的“证据”）。

   • 错误示例： “发现一台设备保养记录卡未及时填写。”（这只是一个现象）

   • 问题所在： 没有追溯到管理体系层面的失效。是偶发事件还是系统性问题？是文件规定不清、培训不到位还是执行监督失效？

   • 改进建议： 多问一个“为什么”，找到根本原因对应的条款。

3. 客观证据不足，使用主观臆断词汇

   • 正确示例： “现场询问三名操作工（张三、李四、王五）关于铣床急停按钮的位置，仅有一人能准确指出。查阅《年度安全培训记录》，未见对该三名员工进行相关设备安全操作的培训证据。”

4. • 错误示例： “员工安全意识似乎不高。”、“我觉得他们的文件管理很混乱。”

   • 问题所在： “似乎”、“我觉得”等词语极不专业。审核结论必须基于客观证据。

   • 改进建议： 用事实和数据说话。

5. 记录内容与审核准则（标准/法规/体系文件）脱节

   • 正确示例： “…（事实描述）…。该做法不符合公司《应急准备与响应控制程序》（文件编号：QP-EHS-005）第5.3条关于‘每半年进行一次消防演练’的规定，对应标准条款：ISO 45001:2018 8.2 应急准备和响应。”

   • 错误示例： 详细记录了一个问题，但没有指出它违反了哪一条具体的规定。

   • 问题所在： 审核不是个人挑错，而是判定是否符合既定准则。没有链接到准则，记录就失去了依据。

   • 改进建议： 养成“对标”的习惯。记录事实后，立刻问自己：“这不符合哪个标准条款？哪条公司制度？哪项法律法规？”