实习审核员撰写审核记录常见错误及改进建议（下）

二、 语言与表述层面

5. 使用模糊、定性的词语

   • 正确示例： 将“很多不合格品”改为“在QC工位的不合格品箱内，共有12件待处理的缺陷产品”；将“多次发生”改为“查阅2023年8-10月的客户投诉记录，共有3起关于标签错误的投诉”。

   • 错误示例： “很多”、“多次”、“长期”、“效果不佳”。

   • 问题所在： 无法量化，易引发争议。

   • 改进建议： 尽可能量化。

6. 语气不当，带有指责、教导的口吻

   • 正确示例： “本次审核未见到最高管理者参与季度质量目标评审会议的记录。” （而非“领导不重视”）。

   • 错误示例： “工厂管理层根本不重视质量”、“你们应该立即整改，否则会出大问题”。

   • 问题所在： 审核员是客观的验证者，不是警察或老师。语气应保持中立、客观、专业。

   • 改进建议： 只陈述事实，不做评价和指挥。

三、 格式与规范性层面

7. 不符合项报告（NCR）条款判定不准确

   • 深入研究标准： 真正理解每个条款的核心意图。

   • 多与指导老师讨论： 不确定时，先不要下结论，虚心请教。

   • 遵循“就近原则”和“直接原因”原则： 找到最直接相关的条款。

   • 判错条款： 如将属于“8.5.1生产控制”的问题判到“8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”。

   • 判轻条款： 如将一个系统性、文件层面的失效（严重不符合）判为一个孤立的、执行层面的问题（一般不符合）。

   • 错误现象： 这是实习审核员最常被指导老师纠正的地方。常见错误包括：

   • 改进建议：

8. 记录书写潦草、有涂改或使用铅笔

   • 问题所在： 审核记录是正式的工作文件，需要保持整洁、清晰、永久可读。

   • 改进建议： 使用蓝色或黑色水笔书写，书写工整。如有错误，用单线划掉并签上名字和日期，而不是涂黑或使用涂改液。

9. 只有结论，没有支持性证据的摘要

   • 正确示例： “抽查了供应商评定记录（供方编号：S-202、S-105），均提供了营业执照和体系证书，并完成了年度绩效评价。符合。”

10. • 错误示例： 在检查表上只写“符合”或“√”。

    • 问题所在： 无法证明你确实审核了该项目。

    • 改进建议： 简要记录审核的路径和获取的证据样本。

      给实习审核员的行动建议

      1. 充分准备： 审核前认真阅读体系文件，了解受审核方的过程和关键控制点，提前在检查表中列明需要抽查的样本（如：查哪几个产品的记录、问哪几个岗位的员工）。

      2. 现场勤记： 在现场审核时，使用笔记本快速、简要地记录时间、地点、人物、设备编号、文件名称、数据等关键信息作为原始笔记。

      3. 每日整理： 每天审核结束后，尽快根据原始笔记整理正式的审核记录和不符项报告，记忆最清晰。

      4. 积极求证： 对不确定的事实，当场与受审核方陪同人员确认，避免记录错误。

      5. 虚心请教： 大胆地将你的记录和判标结果拿给指导老师看，请他点评。这是学习最快、最有效的方式。

      6. 保持客观： 时刻提醒自己，你的角色是收集证据并对照准则进行评价，而不是去帮对方解决问题（除非对方询问）。